Dématérialisation des factures : tout comprendre sur la réforme
Depuis quelques années, la France s’est engagée dans une grande transformation digitale, notamment pour les entreprises. Chaque année, près de 2.5 milliards de factures en formats papiers sont imprimées par les entreprises. Pour réduire ce nombre, le secteur public a déjà entamé ce virage depuis le 1er janvier 2020.
Les dates à connaître
Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises assujetties à la TVA et établies en France seront dans l’obligation de recevoir des factures électroniques.
Concernant la transmission, l’entrée en vigueur se fera progressivement selon la taille de l’entreprise :
Obligation d'émettre des factures électroniques pour les grandes entreprises.
Obligation d'émettre des factures électroniques pour les ETI.
Obligation d'émettre des factures électroniques pour les PME et microentreprises.
Qu'est-ce qu'une facture électronique ?
Une facture électronique ou facture dématérialisée est une facture émise, transmise et reçue au format électronique. À l’inverse des factures “papier” ou du PDF, une facture dématérialisée doit comporter un socle minimum de données sous forme structurée.
Pourquoi dématérialiser les factures ?
Pour l’Etat cette loi va permettre de renforcer la prévention ainsi que la lutte contre la fraude à la TVA.
Pour les entreprises cette loi va permettre de réduire les coûts de traitement administratif.
Il s’agit d’une transition numérique importante pour les entreprises qui vise à renforcer la productivité, automatiser les traitements et simplifier les obligations déclaratives en matière de TVA grâce au pré remplissage des déclarations. Cette loi vise également à préserver notre environnement en diminuant le papier.
Les avantages de la dématérialisation des factures
- Réduire les délais
La dématérialisation des factures réduit incontestablement les délais de traitement. Il faut en moyenne 14 jours pour traiter une facture papier contre moins de 2 jours pour une facture dématérialisée. La perte de temps occasionné par les factures est désormais absorbée et le collaborateur est plus efficace pour des tâches à plus forte valeur ajoutée. De plus, les erreurs de saisie sont évitées, les envois et les échanges sont instantanés et les paiements sont déclenchés plus vite. Les délais de recouvrement sont alors réduits ce qui contribue à une disponibilité de la trésorerie plus importante.
- Réduire les coûts
Fini les frais d’impression, de papeterie et d’envoi. La facturation dématérialisée permet à votre entreprise de réaliser entre 50 à 75% d’économie.
- Agir pour l’environnement
En France, d’après l’ADEME, l’industrie du papier contribue à l’émission de près de 600 millions de tonnes de CO2 chaque année et près de 40% de la déforestation dans le monde serait liée à l’industrie du papier.
Ainsi, la dématérialisation des factures tend vers le zéro papier. En appliquant dès maintenant cette démarche, les entreprises agissent et limitent leur impact environnemental.
- Améliorer la sécurité des données
Il est très fréquent pour une entreprise de perdre les factures papiers. Passer à la dématérialisation des factures permet d’éviter les erreurs humaines et d’automatiser les processus.
- Réduction des erreurs
Les factures dématérialisées peuvent être traitées de manière plus précise. Les logiciels peuvent effectuer des vérifications automatiques et des validations pour s’assurer que les informations sont correctes, ce qui contribue à réduire les risques d’erreurs de saisie ou de calcul.
- Gain d’espace et de stockage
Les factures papiers occupent bien souvent beaucoup d’espace de stockage physique. La dématérialisation permet d’éliminer le besoin de stockage de documents papiers et de libérer de l’espace physique.
Les différents acteurs et leurs rôles
- OD : Opérateur de Dématérialisation
Les opérateurs de dématérialisation sont généralement les éditeurs d’ERP, d’outils de gestion commerciale, de pré comptabilité, etc. Il s’agit de l’ensemble des acteurs qui offrent des services de dématérialisation de factures mais qui ne sont pas immatriculés par l’administration fiscale. Ils ne seront pas autorisés à transmettre et à recevoir directement des factures. Ces OD devront être associés à une plateforme PDP ou PPF.
- PDP : Plateforme de Dématérialisation Partenaires
Les PDP sont des partenaires privés reconnus par l’Administration fiscale comme plateforme de dématérialisation. Ces plateformes payantes auront pour rôle d’émettre, de transmettre et de recevoir les factures électroniques.
Contrairement au PPF, ces plateformes proposeront des services annexes complémentaires tels que la relance, l’archivage ou les attestations de transmissions.
- PPF : Portail Public de Facturation
Le PPF a pour mission d’assurer l’administration de l’annuaire et de délivrer un service gratuit aux entreprises ayant fait le choix de cette plateforme. Les entreprises pourront saisir, déposer, transmettre et recevoir leurs factures sur le même principe que le portail Chorus Pro.
Quelle plateforme choisir ?
Avant le 1er juillet 2024, toutes les entreprises devront choisir une plateforme de dématérialisation, soit un PDP soit le PPF. En l’absence de choix, ces entreprises seront par défaut rattachées au PPF.
Pour savoir à quelle plateforme est rattachée l’entreprise destinataire de la facture, l’entreprise émettrice devra consulter l’annuaire central des entreprises, disponible sur le PPF. Dans cet annuaire, chaque entreprise aura son n° de SIREN associé à une PDP ou au PPF.